Få företag vet vad it kostar
Svenska företag har inte kontroll på sina it-kostnader. Det konstaterar Cap Gemini Ernst & Young och undersökningsföretaget Ipsos-Eureka i en ny studie om svenska företags it-budgetar. Majoriteten av de undersökta företagen känner inte till storleken på verksamhetens dolda it-kostnader.
14 november 2002
Undersökningen ”IT-kostnader 2002 – 100 svenska företags syn på kostnadseffektivitet inom IT” är baserad på intervjuer med vd:ar, it-, finans- och ekonomichefer vid 100 svenska företag. Undersökningen visar att företagen i genomsnitt satsar motsvarande 3 % av sin omsättning på it. Majoriteten av företagen (61 %) anger dessutom att det finns dolda kostnader i it-verksamheten vars storlek man inte känner till.
57 % av respondenterna känner heller inte till branschsnittet för it-budgeten relativt omsättningen. Detta bidrar till den rådande osäkerheten i svenska företag om hur höga it-kostnaderna är och på vilken nivå de bör ligga.
– it anses fortfarande vara en ”black box”, där effektiviteten mäts internt och där kostnader och verksamhetsnytta är svåra att förklara på ledningsnivå, trots den ”industrialisering” av it som skett under senare år, säger Jan Söderberg, chef för it-strategiverksamheten inom Cap Gemini Ernst & Young.
Drift förbrukar mest resurser
Mer än hälften av företagens it-budgetar har ökat under de tre senaste åren.
Men undersökningen visar att it-budgetarnas tillväxt kommer att bromsas in och
stabiliseras under de kommande tre åren. Orsakerna är det allmänna konjunkturläget
och att it-budgetar börjar hanteras med samma restriktioner som andra typer av
kostnader.
Stora företag har relativt sett större it-budgetar än små företag. När det gäller fördelningen av budgeten läggs den största delen, 42 %, på drift av system och infrastruktur. Därefter kommer utveckling på 30 %, följt av förvaltning på 28 %.
Mer än hälften av företagen satsar på outsourcing
Kostnadsreduktion och kostnadskontroll är det viktigaste motivet till varför
över hälften av företagen väljer att utkontraktera sin it-verksamhet. 55 % av
de tillfrågade företagen outsourcar hela eller delar av sin it-verksamhet. Outsourcing
är vanligare bland stora företag och bland företag som har stor it-budget.
– Undersökningen visar att det finns en tydlig koppling mellan vad man outsourcar och av vilket skäl man gör det. De som outsourcar Infrastructure Management (IM) gör det främst på grund av att de vill ha fokus på kärnverksamheten. De som outsourcar Application Management (AM) gör det i huvudsak för att de vill öka servicegraden och ha kontroll över it-kostnaderna, säger Jan Söderberg.
Kostnadsreduceringsprogram ger sänkta it-kostnader
För att få till stånd långsiktiga besparingar krävs ett samlat grepp om it-verksamheten.
Ett koordinerat affärsstyrt program krävs för att skapa maximala effekter. De
företag i studien som genomfört kostnadsreduceringsprogram har i genomsnitt minskat
sina it-kostnader med 14 %.
Centraliserad styrning är ett annat sätt att få övergripande styrning och kontroll av kostnaderna enligt företagen i studien. Hela 88 % av företagen som tillämpar central styrning anser att detta styrningssätt gynnar deras kostnadseffektivitet.
– Förståelsen för vilka faktorer som påverkar kostnadseffektiviteten har ökat,
bland annat anser bara 10 % av företagen att personalneddragningar är en effektiv
kostnadsreducerande metod. Kostnadseffektivisering handlar inte längre om kortsiktig
kostnadsreducering, utan syftar i allt högre utsträckning till att frigöra resurser
för att fokusera på kärnverksamheten. Enligt Cap Gemini Ernst & Youngs erfarenhet
går det ofta att reducera kostnaderna med upp till 25 % om man genomför kostnadsreduceringsprogram,
säger Jan Söderberg.