Undermålig användning av inköpssystem gör att inköpschefernas mål för 2007 inte nås, enligt ny studie från Capgemini
Inköpen är en viktig fråga för svenska och andra företag som skulle kunna spara 10–25 % av inköpskostnaderna med ett effektivt system. Capgeminis undersökning visar att mindre än 50 % använder sitt inköpssystem för att spåra ordrar, färre än 40 % kan ta ut inköpsinformation ur systemet och bara 7 % använder en rapportfunktion. Det leder till att man inte utnyttjar besparingsmöjligheterna fullt ut.
7 december 2006
Capgeminis studie ”What value should you expect from Supplier Relationship Management”
undersöker 20 inköpschefers prioriteringar för det kommande året. Dessutom granskas
glappet mellan deras mål och den aktuella användningen av system för inköp och
upphandling, både för företagen som helhet och för användarna.
SRM (Supplier Relationship Management) innebär att man har en strategi för att
hantera sina leverantörer. Leverantörerna står i direkt förbindelse med företaget
i real tid, vilket ger kontroll över företagets direkta och indirekta inköp och
samtidigt förvandlar leverantörerna till affärspartners och det integrerade systemet
skapar affärsnytta.
Undersökningen, som också inkluderade de personer som använder inköpssystemen,
visar att många företag som implementerat inköpssystem ändå inte använder dem
fullt ut och har inte lyckats erhålla acceptans från användarna.
- Resultaten visar att inköpscheferna gärna vill standardisera hela inköpsprocessen. Samtidigt har Capgemini funnit att auktioner och webbaserad upphandling har fått ett begränsat genomslag hos företagen, vilket motverkar standardisering.
- Mindre än 50 % av SRM-användarna utnyttjar programmet för att spåra ordrar. De tar i stället ut information ur systemet och kör separata rapporter för orderhantering. 20 % av användarna spårar alltid sina ordrar utanför SRM-systemet.
- Bara 7 % av inköparna använder rapportfunktionen som finns inbyggd i systemet.
- 35 % använder aldrig funktionen överhuvudtaget, trots att den är till för att skapa korrekta rapporter.
- Många inköpare använder inköpsinformation när de arbetar fram kontrakt, men färre än 40 % av dem kan ta fram sådana uppgifter ur sitt SRM-system. För 60 % av användarna är denna information otillgänglig trots att den finns i systemet.
- 30 % av användarna svarade att de behöver utbildning för att kunna använda SRM-systemet mer effektivt.
Michael Skordby, ansvarig för kompetensområdet inköp på Capgemini Consulting,
kommenterar resultaten:
– Det råder fortfarande en hel del förvirring om vad SRM är. Detta beror delvis
på att SRM kan vara svårt att implementera och integrera. Många företag lägger
ner för lite tid på att identifiera de processer och inköpskanaler som kommer
att påverkas vid implementeringen, och upptäcker senare att de bara har tagit
sig halvvägs och utan att realisera de besparingar de hade räknat med. De företag
som effektivt infört ett inköpssystem kan minska administrationen kring inköp,
få bättre avtalstrohet, reducera time-to-market och vinna konkurrensfördelar,
samt locka bättre inköpare till sina organisationer.
Om studien
Undersökningen baseras på intervjuer med 20 företag och organisationer som spenderar
minst 100 miljoner euro och som använder ett SRM-system. Företagen kommer från
Sverige, Nederländerna, Tyskland, Frankrike, England, USA och Australien. Den
kompletterades med intervjuer av inköpare och andra användare av SRM-systemen.
Totalt genomfördes 123 intervjuer.
Capgeminis definition av SRM
De flesta inköpschefer ser inte SRM som en mjukvara till stöd för sina processer,
utan avser snarare leverantörsrelationer och hanteringen av olika produktkategorier.
Capgemini har en vidare definition av SRM, där man identifierar tre nyckelfaser
i ett företags SRM-utveckling: samordnat inköp och harmonisering av inköpskanaler,
sluta cirkeln kring den strategiska inköpscykeln och den operativa inköpscykeln,
förankra inköpssstrategin i företagets kärna och integrera den med centrala leverantörer
för att utveckla gynnsamma relationer för båda parter. Capgemini hävdar att företag
kan göra varaktiga besparingar genom att ta ett kliv på utvecklingsstegen från
webbaserat inköp till SRM. Inköp bör också ses i ett större perspektiv, som:
- Strategiskt kontra taktiskt inköp
- Inköp från låg kostnadsländer
- Flerspråkliga krav
- Leverantörsintegration
- Stöd för komplexa produkter och tjänster
- Integration och täckning för indirekt material
- Global spridning och hopslagning av olika ERP-system
För mer information kontakta:
Michael Skordby, ansvarig för kompetensområdet inköp, Capgemini
Tel: 08 – 5368 4021
E-post: michael.skordby@capgemini.com
Malou Sjörin, pr-chef, Capgemini
Tel: 08 – 5368 4240
E-post: malou.sjorin@capgemini.com
Om Capgemini
Capgemini är en av världens största leverantörer av konsult-, teknik- och outsourcingtjänster.
Efter snart 40 år i branschen vet vi att det är sättet att samarbeta som skapar
framgång. Genom vår särskiljande samarbetsmetod hjälper vi våra kunder att nå
mätbara resultat. Vi kallar det Collaborative Business Experience. Vi har 61 000
anställda över hela världen, varav cirka 1 300 i Sverige, och 2005 omsatte vi
7 miljarder euro. Aktien är noterad på Parisbörsen.